Правила деловой переписки. Как составлять служебные письма
Деловая переписка — основа плодотворного сотрудничества между организациями. От правильности оформления такой документации подчас зависит репутация и авторитет предприятия и его работников. На сегодняшний день такая форма общения стала визитной карточкой большинства компаний в мире делового общения.
Практикующие юристы, как правило, пользуются деловым языком, принятым в судах. Но не всегда такой язык подходит в обычном деловом обороте. Если Вы посмотрите образцы решений судов на сайте resheniya-sudov6.ru, то очевидно, что суды Москвы активно применяют именно деловой язык судебных решений.
Но практика показывает что правильнее следовать исторически сложившимся правилам деловой переписки.
Что лежит в основе правил деловой переписки
Основы деловой переписки впервые были сформулированы в Англии полтора века назад. Тогда от правильности составления письма мог зависеть престиж целого государства. Сейчас в силу всеобщей компьютеризации соблюдать правила стало намного легче. Но иногда текст и содержание письма может быть тяжелым для восприятия и осознания.Существует общая структура составления деловой корреспонденции. С ее помощью легко будет составлять служебные письма. Она выглядит так:
1. Наименование отправителя.
2. Дата написания.
3. Данные адресата.
4. Вступление. Должно состоять из трех - пяти предложений и рассказывать о цели письма.
5. Основная часть. В ней должны быть перечислены цели и вопросы, которые необходимо рассмотреть.
6. Заключение. Здесь нужно продемонстрировать отношение к получателю, как к человеку.
7. Контакты отправителя.
8. Дополнения.
Для составления письма в информационном стиле лучше использовать бумагу с логотипом фирмы. Это способ подчеркнуть собственную оригинальность. Согласно правилам деловой переписки, корреспонденцию лучше всего разбить на семантические абзацы. Это делается для более удобного восприятия написанного. Рекомендуемый объем написанного должен составлять две печатные страницы. Абзацы могут состоять не больше чем из восьми строк.
В деловом письме недопустимо сокращение слов, в указании адресата или в обращении к нему. Не допускается использование неточных терминов и двусмысленных формулировок.
В конце стоит выразить благодарность адресату. Отвечать нужно не позднее чем через десять дней. Если письмо прислано по электронной почте, то через сорок восемь часов.
Как улучшить деловое письмо
Необходимо позаботиться о правильной и точной формулировке главной идеи письма.
Всегда стоит приветствовать адресата по фамилии, имени и отчеству.
Следует в первом абзаце письма указать главную идею общей фразой, для более доступного восприятия информации.
Нужно обязательно прикрепить к записке графическую презентацию.
Отдельное внимание стоит уделить собственному самовыражению. По правилам деловой переписки лучше не использовать ласкательных и экспрессивных выражений.
25 апреля 2025 года
Популярные образцы и шаблоны документов
Идёт загрузка...
Алименты в Украине
Что такое алименты, как они выплачиваются и взыскиваются. Какая существует ответственность по невыплате алиментов. Права и обязанности взыскателя алиментов.Читать далее.
Получение наследства
Открытие наследства часто бывает с внезапными препятствиями. Вступление в наследство по закону и завещанию различается по своему принципу. Шаблоны документов, по тяжбам связанным с спорами о разделе наслества. Подробнее
Собственность и право проживания
Шаблоны заявлений в суд по гражданским тяжбам, относительно жилых домов. Право на жилье заключает право пользования проживания владения. Относительно этого бывает немало разногласий и споров. Законом определена разница между жилым фондом коммунальной ичастной собственностью. Здесь же известны споры пользовании квартирой совместно и по разделу лицевого счета. Шаблоны заявлений в суд помогут разобраться что именно требуют указывать в судебном документе. Подробнее
Компенсация вреда
Бывает, что нам причиняют вред. Вред бывает материальный, нематериальный. Это зависит от вины возможности предвидеть возможный ущерб. В зависимости от признаков возникает обязанность покрыть нанесенный вред. И каждый, чьей собственности причинен вред жаждет его компенсации. Порченное имущество, вред нанесенный укусом животного Подробнее
Происшествие на дороге
Дорожно транспортное происшествие не ощущается приятным сюрпризом. Каждый кто переживал это событие будет согласен с этим утверждением. Но если это приключилось, придется как-то выходить из ситуации. Когда милиция оформила схемы страховые документы вызовы страховщиков объяснения как правило возникает спор о дополнительном компенсации вреда, и морального вреда Подробнее
Тонкости законов
Преподаватели настаивали, если цель стать лучшим специалистом, тщательно следи за законодательством. Или за статьями законодательства, написанными иными правоведами. ПодробнееПоследние консультации:
[19-12-2019 11:43] Адвокат Конечно можете. Для этого нужно обратиться в суд. ...
[28-07-2019 22:33] Руслан По законам РФ пенсию мигрант может получить только при наличии вида ...
[12-05-2019 11:15] Максим Михайловский ОТМЕНА АЛИМЕНТОВ В УКРАИНЕ Вы можете подписать петицию по ...
[26-03-2019 14:20] Ирина Здравствуйте. Гражданство России с 2008 года. До этого жила в Молдавии. ...
[18-11-2018 14:52] Ирина Вам положено пособие по утрате кормильца и пособие после смерти матери ...