Правила деловой переписки. Как составлять служебные письма
Деловая переписка — основа плодотворного сотрудничества между организациями. От правильности оформления такой документации подчас зависит репутация и авторитет предприятия и его работников. На сегодняшний день такая форма общения стала визитной карточкой большинства компаний в мире делового общения.
Практикующие юристы, как правило, пользуются деловым языком, принятым в судах. Но не всегда такой язык подходит в обычном деловом обороте. Если Вы посмотрите образцы решений судов на сайте resheniya-sudov6.ru, то очевидно, что суды Москвы активно применяют именно деловой язык судебных решений.
Но практика показывает что правильнее следовать исторически сложившимся правилам деловой переписки.
Что лежит в основе правил деловой переписки
Основы деловой переписки впервые были сформулированы в Англии полтора века назад. Тогда от правильности составления письма мог зависеть престиж целого государства. Сейчас в силу всеобщей компьютеризации соблюдать правила стало намного легче. Но иногда текст и содержание письма может быть тяжелым для восприятия и осознания.Существует общая структура составления деловой корреспонденции. С ее помощью легко будет составлять служебные письма. Она выглядит так:
1. Наименование отправителя.
2. Дата написания.
3. Данные адресата.
4. Вступление. Должно состоять из трех - пяти предложений и рассказывать о цели письма.
5. Основная часть. В ней должны быть перечислены цели и вопросы, которые необходимо рассмотреть.
6. Заключение. Здесь нужно продемонстрировать отношение к получателю, как к человеку.
7. Контакты отправителя.
8. Дополнения.
Для составления письма в информационном стиле лучше использовать бумагу с логотипом фирмы. Это способ подчеркнуть собственную оригинальность. Согласно правилам деловой переписки, корреспонденцию лучше всего разбить на семантические абзацы. Это делается для более удобного восприятия написанного. Рекомендуемый объем написанного должен составлять две печатные страницы. Абзацы могут состоять не больше чем из восьми строк.
В деловом письме недопустимо сокращение слов, в указании адресата или в обращении к нему. Не допускается использование неточных терминов и двусмысленных формулировок.
В конце стоит выразить благодарность адресату. Отвечать нужно не позднее чем через десять дней. Если письмо прислано по электронной почте, то через сорок восемь часов.
Как улучшить деловое письмо
Необходимо позаботиться о правильной и точной формулировке главной идеи письма.
Всегда стоит приветствовать адресата по фамилии, имени и отчеству.
Следует в первом абзаце письма указать главную идею общей фразой, для более доступного восприятия информации.
Нужно обязательно прикрепить к записке графическую презентацию.
Отдельное внимание стоит уделить собственному самовыражению. По правилам деловой переписки лучше не использовать ласкательных и экспрессивных выражений.
30 декабря 2024 года
Популярные образцы и шаблоны документов
Идёт загрузка...
Алименты в Украине
Что такое алименты, как они выплачиваются и взыскиваются. Какая существует ответственность по невыплате алиментов. Права и обязанности взыскателя алиментов.Читать далее.
Получение наследства
Открытие наследства часто сопряжено с внезапными трудностями. Наследование по закону и завещанию отличается по своему порядку. Шаблоны исковых заявлений, по делам связанным с спорами наследников. Подробнее
Жилье и право пользования
Образцы исков по гражданским правоотношениям, связанным с правом на жилье. Жилищное право включает в себя право пользования владения проживания. Здесь вспыхивает немало споров и разногласий. Есть отличительная черта между жилой квартирой ичастным домом. По этим же признакам бывают тяжбы по разделу лицевого счета и определению порядка пользования квартирой. Шаблоны исков помогут разобраться что именно необходимо писать в заявлении в суд. Подробнее
Причиненный вред и его возмещение
Бывает, что нашей собственности причиняют вред. Вред может быть материальный, нематериальный. В зависимости от вины наличия халатности. В зависимости отсутствия-наличия наступает обязанность компенсировать причиненный вред. И тот, чьей собственности причинен вред хочет его возмещения. Ответственность за несовершеннолетнего, животного и прочееПодробнее
Дорожно транспортное происшествие
Неприятность с машиной не может быть приятным событием. Любой кто переживал это событие поддержит это высказывание. Но если это приключилось, придется как-то решать эту проблему. После того как инспектор нарисовал страховые документы схемы объяснения вызовы страховщиков бывает возникает требование о дополнительной компенсации вреда, и уменьшения товарной стоимости Подробнее
Аналитические обзоры
Преподаватели повторяли, если мечтаешь прославиться замечательным адвокатом, не переставая следи за законодательством. Или за статьями законов, произведенными иными специалистами. ПодробнееПоследние консультации:
[19-12-2019 11:43] Адвокат Конечно можете. Для этого нужно обратиться в суд. ...
[28-07-2019 22:33] Руслан По законам РФ пенсию мигрант может получить только при наличии вида ...
[12-05-2019 11:15] Максим Михайловский ОТМЕНА АЛИМЕНТОВ В УКРАИНЕ Вы можете подписать петицию по ...
[26-03-2019 14:20] Ирина Здравствуйте. Гражданство России с 2008 года. До этого жила в Молдавии. ...
[18-11-2018 14:52] Ирина Вам положено пособие по утрате кормильца и пособие после смерти матери ...