Правила деловой переписки. Как составлять служебные письма
Деловая переписка — основа плодотворного сотрудничества между организациями. От правильности оформления такой документации подчас зависит репутация и авторитет предприятия и его работников. На сегодняшний день такая форма общения стала визитной карточкой большинства компаний в мире делового общения.
Практикующие юристы, как правило, пользуются деловым языком, принятым в судах. Но не всегда такой язык подходит в обычном деловом обороте. Если Вы посмотрите образцы решений судов на сайте resheniya-sudov6.ru, то очевидно, что суды Москвы активно применяют именно деловой язык судебных решений.
Но практика показывает что правильнее следовать исторически сложившимся правилам деловой переписки.
Что лежит в основе правил деловой переписки
Основы деловой переписки впервые были сформулированы в Англии полтора века назад. Тогда от правильности составления письма мог зависеть престиж целого государства. Сейчас в силу всеобщей компьютеризации соблюдать правила стало намного легче. Но иногда текст и содержание письма может быть тяжелым для восприятия и осознания.Существует общая структура составления деловой корреспонденции. С ее помощью легко будет составлять служебные письма. Она выглядит так:
1. Наименование отправителя.
2. Дата написания.
3. Данные адресата.
4. Вступление. Должно состоять из трех - пяти предложений и рассказывать о цели письма.
5. Основная часть. В ней должны быть перечислены цели и вопросы, которые необходимо рассмотреть.
6. Заключение. Здесь нужно продемонстрировать отношение к получателю, как к человеку.
7. Контакты отправителя.
8. Дополнения.
Для составления письма в информационном стиле лучше использовать бумагу с логотипом фирмы. Это способ подчеркнуть собственную оригинальность. Согласно правилам деловой переписки, корреспонденцию лучше всего разбить на семантические абзацы. Это делается для более удобного восприятия написанного. Рекомендуемый объем написанного должен составлять две печатные страницы. Абзацы могут состоять не больше чем из восьми строк.
В деловом письме недопустимо сокращение слов, в указании адресата или в обращении к нему. Не допускается использование неточных терминов и двусмысленных формулировок.
В конце стоит выразить благодарность адресату. Отвечать нужно не позднее чем через десять дней. Если письмо прислано по электронной почте, то через сорок восемь часов.
Как улучшить деловое письмо
Необходимо позаботиться о правильной и точной формулировке главной идеи письма.
Всегда стоит приветствовать адресата по фамилии, имени и отчеству.
Следует в первом абзаце письма указать главную идею общей фразой, для более доступного восприятия информации.
Нужно обязательно прикрепить к записке графическую презентацию.
Отдельное внимание стоит уделить собственному самовыражению. По правилам деловой переписки лучше не использовать ласкательных и экспрессивных выражений.
08 сентября 2025 года
Популярные образцы и шаблоны документов
Идёт загрузка...
Алименты в Украине
Что такое алименты, как они выплачиваются и взыскиваются. Какая существует ответственность по невыплате алиментов. Права и обязанности взыскателя алиментов.Читать далее.
Наследственные тяжбы
Вступление в права наследования часто сопряжено с разными препятствиями. Наследование по завещанию и закону имеет различия по своему механизму. Образцы документов, по проблемам связанным с спорами наследников. Подробнее
Собственность и право владения
Образцы исковых заявлений по гражданским спорам, связанным с правом на жилье. Право на жилье это право проживания владения пользования. Относительно этого возникает немало споров и разногласий. Различима отличительная черта между жилой квартирой ичастным домом. По этим же причинам идут споры порядку совместного проживания и по разделу лицевого счета. Шаблоны судебных документов помогут понять что именно необходимо указывать в исковом заявлении в суд. Подробнее
Споры по возмещению вреда
Случается, что нашему имуществу причиняют вред. Вред может быть материальный, нематериальный. Определяется это судя по отсутствию-наличию вины умысла, неосторожности. В зависимости от признаков появляется обязанность покрыть причиненный вред. И человек, кому нанесен вред хочет его компенсации. Порченное имущество, ущерб нанесенный укусом животного Подробнее
Дорожно транспортное происшествие
Авария с машиной не может быть приятным временем. Каждый кто встречал это событие поддержит это утверждение. Раз уж это случилось, придется как-то выходить из ситуации. Когда милиция составила схемы объяснения страховые документы вызовы страховщиков бывает возникает проблема о дополнительной компенсации вреда, и морального вреда Подробнее
Законодательство Обзор
В институте говорили, если думаешь прославиться лучшим специалистом, постоянно следи за законотворчеством. Или за аналитикой законодательства, произведенными иными специалистами. ПодробнееПоследние консультации:
[19-12-2019 11:43] Адвокат Конечно можете. Для этого нужно обратиться в суд. ...
[28-07-2019 22:33] Руслан По законам РФ пенсию мигрант может получить только при наличии вида ...
[12-05-2019 11:15] Максим Михайловский ОТМЕНА АЛИМЕНТОВ В УКРАИНЕ Вы можете подписать петицию по ...
[26-03-2019 14:20] Ирина Здравствуйте. Гражданство России с 2008 года. До этого жила в Молдавии. ...
[18-11-2018 14:52] Ирина Вам положено пособие по утрате кормильца и пособие после смерти матери ...