Правила деловой переписки. Как составлять служебные письма
Деловая переписка — основа плодотворного сотрудничества между организациями. От правильности оформления такой документации подчас зависит репутация и авторитет предприятия и его работников. На сегодняшний день такая форма общения стала визитной карточкой большинства компаний в мире делового общения.
Практикующие юристы, как правило, пользуются деловым языком, принятым в судах. Но не всегда такой язык подходит в обычном деловом обороте. Если Вы посмотрите образцы решений судов на сайте resheniya-sudov6.ru, то очевидно, что суды Москвы активно применяют именно деловой язык судебных решений.
Но практика показывает что правильнее следовать исторически сложившимся правилам деловой переписки.
Что лежит в основе правил деловой переписки
Основы деловой переписки впервые были сформулированы в Англии полтора века назад. Тогда от правильности составления письма мог зависеть престиж целого государства. Сейчас в силу всеобщей компьютеризации соблюдать правила стало намного легче. Но иногда текст и содержание письма может быть тяжелым для восприятия и осознания.Существует общая структура составления деловой корреспонденции. С ее помощью легко будет составлять служебные письма. Она выглядит так:
1. Наименование отправителя.
2. Дата написания.
3. Данные адресата.
4. Вступление. Должно состоять из трех - пяти предложений и рассказывать о цели письма.
5. Основная часть. В ней должны быть перечислены цели и вопросы, которые необходимо рассмотреть.
6. Заключение. Здесь нужно продемонстрировать отношение к получателю, как к человеку.
7. Контакты отправителя.
8. Дополнения.
Для составления письма в информационном стиле лучше использовать бумагу с логотипом фирмы. Это способ подчеркнуть собственную оригинальность. Согласно правилам деловой переписки, корреспонденцию лучше всего разбить на семантические абзацы. Это делается для более удобного восприятия написанного. Рекомендуемый объем написанного должен составлять две печатные страницы. Абзацы могут состоять не больше чем из восьми строк.
В деловом письме недопустимо сокращение слов, в указании адресата или в обращении к нему. Не допускается использование неточных терминов и двусмысленных формулировок.
В конце стоит выразить благодарность адресату. Отвечать нужно не позднее чем через десять дней. Если письмо прислано по электронной почте, то через сорок восемь часов.
Как улучшить деловое письмо
Необходимо позаботиться о правильной и точной формулировке главной идеи письма.
Всегда стоит приветствовать адресата по фамилии, имени и отчеству.
Следует в первом абзаце письма указать главную идею общей фразой, для более доступного восприятия информации.
Нужно обязательно прикрепить к записке графическую презентацию.
Отдельное внимание стоит уделить собственному самовыражению. По правилам деловой переписки лучше не использовать ласкательных и экспрессивных выражений.
15 марта 2025 года
Популярные образцы и шаблоны документов
Идёт загрузка...
Алименты в Украине
Что такое алименты, как они выплачиваются и взыскиваются. Какая существует ответственность по невыплате алиментов. Права и обязанности взыскателя алиментов.Читать далее.
Наследственные споры
Наследование часто проходит с разными спорами. Наследование по закону и завещанию различается по своему принципу. Шаблоны заявлений, по делам связанным с получением наследства. Подробнее
Жилое помещение и право пользования
Образцы заявлений в суд по гражданским делам, относительно жилых помещений. Жилищное право включает в себя право проживания пользования владения. Относительно этого разгорается очень много разногласий и споров. Очевидна отличительная черта между государственной и частной квартирой. По этим же признакам возникают противоречия порядку совместного проживания и по разделу лицевого счета. Примеры заявлений в суд помогут разобраться что именно требуют указывать в своем заявлении. Подробнее
Компенсация вреда
Бывает, что нашим вещам причиняют ущерб. Ущерб может быть нематериальный, материальный. Это зависит от вины возможности предвидеть неблагоприятные последствия. В зависимости от этого появляется обязанность компенсировать нанесенный вред. И каждый, чьему имуществу нанесен вред мечтает его компенсации. Битые машины, ущерб несовершеннолетним и другое Подробнее
Порча личного авто-друга
Повреждение личного средства передвижения не ощущается приятным временем. Всякий кто встречал это событие будет согласен с этим утверждением. Раз уж это пришло, придется как-то решать эту проблему. Когда инспектор оформил страховые документы объяснения вызовы страховщиков схемы иногда возникает проблема о дополнительном возмещении ущерба, и уменьшения товарной стоимости Подробнее
Тонкости законов
Преподаватели настаивали, если цель стать лучшим специалистом, тщательно следи за законодательством. Или за статьями законодательства, написанными иными правоведами. ПодробнееПоследние консультации:
[19-12-2019 11:43] Адвокат Конечно можете. Для этого нужно обратиться в суд. ...
[28-07-2019 22:33] Руслан По законам РФ пенсию мигрант может получить только при наличии вида ...
[12-05-2019 11:15] Максим Михайловский ОТМЕНА АЛИМЕНТОВ В УКРАИНЕ Вы можете подписать петицию по ...
[26-03-2019 14:20] Ирина Здравствуйте. Гражданство России с 2008 года. До этого жила в Молдавии. ...
[18-11-2018 14:52] Ирина Вам положено пособие по утрате кормильца и пособие после смерти матери ...